Как мы внедрили ИИ в тендерные процессы "Триады"
В этой статье я расскажу, как мы внутри «Триады» автоматизировали тендерный процесс и снизили нагрузку на тендерного специалиста примерно на 80%.
Это один из тех кейсов, которым я действительно горжусь — потому что результат ощущается сразу.
Специалист в области автоматизации бизнес процессов и диджитализации бизнеса
С какой проблемой сталкивается любой тендерный отдел
Тендеры в России — это объём.
И чем крупнее компания, тем больше документов, сроков, площадок, требований и нюансов.
В классическом режиме тендерный специалист тратит время на четыре действия:
Поиск тендеров.
Анализ и отбор подходящих закупок.
Сметирование, расчёт стоимости участия.
Заполнение заявки и подготовка комплекта документов.
Это дорого, долго и очень сильно зависит от человеческого ресурса.
По нашим расчетам один тендерный специалист полноценно анализирует (отбирает) до 30 тендеров в день, сметирует 5-7 закупок в сутки и подает заявку на 2-3 тендера в день.
С помощью ИИ тендерный специалист существенно повышает свою эффективность. Сейчас разберем как.
Что мы автоматизировали в тендерном процессе с помощью AI агентов?
Всего в тендерном процессе четыре шага — мы закрыли три из них:
автоматический поиск тендеров;
автоматический анализ и отбор;
автоматическое сметирование и расчёт стоимости участия;
автоматическое заполнение заявки и формирование комплекта документов.
Остаётся только финальная подача документов на площадке — её по закону должен делать человек, и это единственная часть, к которой ИИ пока не допускают.
Как работает поиск тендеров
В личном кабинете мы добавили окно поиска:
менеджер пишет название услуги, выставляет критерии (например, исключить РЖД или госкомпании), задаёт органичения, бюджет, сроки и нажимает «Запустить».
Дальше ИИ делает то, что раньше занимало несколько часов:
мониторит подключённые площадки (Контур, СБИС и другие),
ищет закупки по описанию, цене, ключевым словам, видам работ,
поднимает прикреплённые документы и анализирует их смысл, а не просто «текст на странице»,
изучает требования к участнику, сроки, лоты, НМЦК, форматы работ, географию,
выдаёт список подходящих закупок с оценкой вероятности, что компания сможет выиграть.
ИИ агент подбирает тендеры по запросу с подключенных площадок и далее анализирует каждый тендер.
ИИ оценивает подходит ли он нам и есть ли смысл тратить время.
Например, если объект за 1000 км от Москвы и выезд будет дороже всех работ — вероятность будет низкая.
Итог — ИИ выдает подборку тендеров и располагает их по вероятности того, что тендер подходит компании (нашей компании) по критериям.
ИИ агент расшифровывает каждый тендер, изучает документацию и прогнозирует вероятность победы компании в тендере по указанным критериям.
Тендерный специалист (их плоти и кожи=) выбирает понравившиеся тендеры и нажимает на плюсик возле каждого тендера, чтобы отправить их на расчет.
Далее ИИ агент вытягивает тз из описания закупки и рассчитывает стоимость проведения работ по заданным формулам нашей компании и создает смету.
Далее ИИ агент вытягивает тз из описания закупки и рассчитывает стоимость проведения работ по заданным формулам нашей компании и создает смету.
ИИ агент по формулам компании рассчитывает и штатное исполнение, и привлечение подрядчиков и коммандировочные расходы.
Тендерный специалист проверяет смету и после нажимает сгенерировать заявку.
ИИ агент «берет» образец заявки из карточки закупки на площадке (если закупка по 44 ФЗ — ИИ агент использует стандартную заявку). И заполняет заявку по данным сметы и данным компании.
К заявке ИИ подготавливает список документов компании и оформляет приложение (ТЗ) на базе собранной сметы и технического задания.
Проконсультируем по внедрению искусственного интеллекта в ваш бизнес. Предложим наиболее подходящее решение с учетом ваших требований и бюджета.
Также проведем аудит и составим карту внедрения ИИ
Проведем детальный аудит бизнес процессов вашей компании.
Что это дало нашей компании?
После внедрения мы получили:
экономию 80% времени тендерного специалиста;
устранение человеческого фактора в расчётах;
увеличение количества обработанных закупок — теперь мы успеваем всё;
рост качества заявок — ИИ не пропускает обязательные пункты;
уменьшение количества ошибок, из-за которых заявки отклоняют.
Теперь тендерный специалист занимается не поиском и ручным переписыванием документов, а контролем и финальной подачей. А в компании уже количество выигранных тендеров увеличилось на 35% за первый месяц использования системы.
И да — выше видео с описанием того, как работает наша система.
Архитектура: как работает мультиагентная система
Под капотом — полноценная мультиагентная система, которая берёт на себя весь тендерный цикл: от поиска закупок до готовой заявки.
Система подключается к тендерным площадкам через вебхук: как только появляется новая закупка или менеджер отправляет ТЗ, информация автоматически фиксируется и запускает цепочку агентов.
Дальше каждый агент выполняет свою роль:
первый агент поднимает всю документацию, читает ТЗ, извлекает параметры работ и сравнивает их с критериями компании: регион, профиль, сроки, тип объектов;
второй агент сопоставляет данные с нашими внутренними справочниками услуг, определяет состав работ и трудоёмкость, оценивает релевантность каждого тендера и фильтрует их по тому, насколько они подходят нашей компании.
третий агент считает смету: себестоимость, бизнес-расходы, маржу, итоговую тендерную цену по формулам нашей компании.
четвёртый агент оформляет заявку, заполняет шаблоны, собирает пакет документов и подготавливает ZIP для подачи.
Чтобы система была и быстрой, и надёжной, мы использовали проверенный стек:
n8n — как связующее ядро, которое управляет агентами и маршрутизирует данные;
OpenAI / Grok — агенты, которые анализируют документы, считают сметы и оформляют тексты заявок;
PostgreSQL — база, где хранится вся логика расчётов, справочники услуг, цены и параметры работ;
вебхуки + API площадок — канал, через который система получает тендеры и отправляет заявки;
Google Sheets / Docs — шаблоны документов и финальные пакеты для менеджеров.
Архитектура сделана так, чтобы спокойно обрабатывать десятки закупок в час и не зависеть от одного специалиста.
А подойдет ли ваша разработка моему бизнесу?
Да, и это не маркетинговая фраза. Мы делали систему так, чтобы она подстраивалась под любой тип бизнеса, а не только под компании, которые работают со сметами, строительством или сложными работами.
Если у вас услуги — система автоматически анализирует требования тендера, сопоставляет их с вашими услугами, считает трудозатраты, риски, сроки и формирует готовую заявку.
Если у вас производство — агенты поднимают спецификации, технические требования, сертификаты, проверяют соответствие вашей продукции ТЗ и собирают пакет документов.
Если у вас товарный бизнес, где нет смет вообще — система работает ещё проще:
анализирует ТЗ по товару,
сопоставляет характеристики с вашей номенклатурой,
подбирает нужные аналоги,
автоматически формирует цену по вашим правилам (наценка, логистика, упаковка),
оформляет заявку в нужном формате площадки.
То есть архитектура не привязана к одной отрасли.
Наши эксперты написали для вас более 30 статей по автоматизации бизнес процессов с помощью искусственного интеллекта. Их прочтение поможет Вашему предприятию найти точки роста.
